Disciplinare per la concessione in uso temporaneo di spazi e locali di Istituti Raggruppati – Azienda pubblica di Servizi alla Persona e servizi connessi

Approvato con Determinazione del Direttore n. 7 del 25 gennaio 2018

Art. 1 – ambito di applicazione

1.1. Il presente regolamento disciplina la concessione, a titolo oneroso, degli spazi di Istituti Raggruppati Azienda Pubblica di Servizi alla Persona, a terzi, per gli usi diversi dall’attività istituzionale dell’Azienda, subordinatamente e compatibilmente al regolare svolgimento delle stesse.

1.2. Gli spazi possono essere concessi nei seguenti casi:

a) per ospitare iniziative organizzate in tutto o in parte da soggetti terzi;

b) per consentire riprese televisive e/o cinematografiche;

c) per mostre, convegni, dibattiti e altre iniziative culturali organizzate in tutto o in parte da soggetti terzi;

d) per cerimonie o eventi di autofinanziamento senza scopo di lucro.

1.3. Gli spazi non possono essere concessi mai in uso per iniziative di carattere politico né per scopi commerciali senza una specifica autorizzazione scritta del Direttore, sentito il Consiglio di Amministrazione.

1.4. La concessione in uso degli stessi non comporta l’autorizzazione dell’uso del nome e del logo di Istituti Raggruppati A.P.S.P., né il patrocinio della stessa alle iniziative ospitate.

Art. 2 – concessione a titolo oneroso

2.1. Gli spazi sono concessi, a titolo oneroso, dal Direttore, per ospitare le iniziative di cui al comma 2 dell’art. 1 subordinatamente alla sussistenza dei seguenti presupposti:

1) che le iniziative non siano in conflitto di interesse con l’attività istituzionale propria dell’Azienda;

2) che le iniziative non ledano l’immagine dell’Azienda;

3) che le tematiche siano trattate con sufficiente grado di professionalità, competenza e attendibilità;

4) che siano rispettati i più elevati principi di decoro, decenza, e dignità.

2.2. E’ facoltà del Direttore concedere una riduzione dei costi rispetto al corrispettivo, fino ad un massimo del 50% nei seguenti casi:

– affitto simultaneo di più spazi;

– qualora l’iniziativa sia di particolare interesse per la promozione dell’immagine dell’Azienda;

– per le iniziative organizzate in tutto o in parte col contributo di enti pubblici e/o privati che non abbiano fini di lucro.

Art. 3 – corrispettivo e tariffario

3.1 – Gli spazi sono concessi a titolo oneroso a fronte del pagamento del corrispettivo riportato nella TABELLA A.

Il tariffario sarà aggiornato di anno in anno a cura del Direttore sulla base dei parametri di mercato e comunicato al Consiglio di Amministrazione.

3.2 – Spazi orizzontali – Servizi standard

Il corrispettivo di cui alla TABELLA “A ” comprende la messa a disposizione degli spazi comprensivi dell’erogazione dei seguenti servizi standard forfettariamente determinati:

le attività di sopralluogo e valutazione della conformità degli spazi proposti;

il servizio di apertura e chiusura degli spazi utilizzati;

il servizio di pulizia ordinario;

la copertura assicurativa degli spazi locati

il riscaldamento;

l’energia elettrica;

la messa a disposizione degli impianti e attrezzature audiovisive;

l’esposizione di locandine nello spazio interessato dall’evento;

il collegamento wi-fi, previa autenticazione e accesso ad internet.

Art. 4 – procedure per la richiesta spazi

4.1 L’istanza di richiesta per la concessione degli spazi, in ogni caso, dovrà essere presentata utilizzando l’apposita modulistica predisposta dall’Azienda, sottoscritta dal Responsabile Organizzativo – Concessionario, cui dovrà essere allegata una fotocopia di un valido documento di riconoscimento e un programma delle attività previste.

4.2 Il suddetto Responsabile Organizzativo dovrà avere piena conoscenza delle disposizioni che disciplinano il rapporto tra le parti e essere munito dei necessari poteri per la formulazione della richiesta.

A lui gli uffici di Istituti Raggruppati faranno riferimento per ogni incombenza relativa alla richiesta stessa.

Tutte le comunicazioni e disposizioni saranno fatte direttamente a detto Responsabile, il quale dovrà avere poteri decisionali.

4.3 La richiesta, corredata della suddetta modulistica, dovrà essere inoltrata con le seguenti modalità;

1) Via e-mail all’indirizzo: info@istitutiraggruppati.eu;

2) Tramite l’apposita form sul sito aziendale www.istitutiraggruppati.eu

4.4 Istituti Raggruppati, all’atto della concessione degli spazi, da comunicarsi via e-mail, determina il corrispettivo secondo quanto previsto dal tariffario.

Il pagamento del corrispettivo dovrà avvenire prima dell’inizio dell’evento.

Art. 5 – obblighi del concessionario

5.1 Lo spazio è messo a disposizione così come visto e piaciuto all’atto del sopralluogo e quindi accettato senza riserve dalla controparte.

Il Responsabile Organizzativo – Concessionario si assume ogni responsabilità per eventuali danni arrecati a cose o persone nello svolgimento delle attività da essi stesse svolte, esonerando espressamente Istituti Raggruppati da qualsiasi responsabilità.

5.2 Il Responsabile Organizzativo – Concessionario deve prendere in consegna gli spazi e quanto in essi contenuto, e ne diviene custode; di conseguenza è tenuto a servirsi dei beni consegnati osservando la diligenza del buon padre di famiglia.

5.3 Il Responsabile Organizzativo – Concessionario risponde della perdita e del deterioramento degli spazi e di quanto in essi contenuto, che dovessero avvenire nel corso della concessione, anche se derivanti da incendio, qualora non provi che siano accaduti per cause a lui non imputabili.

5.4 E’ pure responsabile della perdita e del deterioramento cagionati da persone che egli ammette, anche temporaneamente, all’uso o al godimento della cosa concessa.

5.5 Qualora gli spazi oggetto di concessione, o quelli adiacenti, abbisognassero di interventi di manutenzione indifferibili, il concessionario deve tollerarli anche quando comportino lieve impedimento all’utilizzo degli spazi in concessione.

5.6 Il Responsabile Organizzativo – Concessionario non potrà concedere a sua volta i locali concessi ad altri soggetti, senza il preventivo benestare di Istituti Raggruppati.

5.7 Nel caso di utilizzo per usi diversi da quelli dichiarati, Istituti Raggruppati si riservano il diritto di sospendere immediatamente e senza preavviso l’evento, con riserva di azionare le necessarie tutele del caso, e richiedere gli eventuali danni derivanti, anche all’immagine dell’Azienda.

5.8 I soggetti stessi si obbligano ad attenersi a quanto disposto nel presente regolamento, ed in particolare:

a rispettare la capienza massima consentita per gli spazi richiesti;

ad assicurare l’utilizzo degli spazi secondo le norme di legge (a titolo esemplificativo non esaustivo: antinfortunistica, sicurezza e prevenzioni incendi ecc…) nonché alle ulteriori prescrizioni che venissero impartite in sede autorizzativa;

a segnalare all’Azienda eventuali danni causati ai beni di proprietà universitaria;

a risarcire eventuali danni arrecati alle strutture in conseguenza dello svolgimento dell’attività espletata;

ad utilizzare gli spazi messi a disposizione esclusivamente per i fini indicati nella richiesta;

– a stipulare le necessarie ulteriori coperture assicurative.

5.9 Il Responsabile Organizzativo – Concessionario è obbligato a munirsi, a propria cura e spese, delle licenze ed autorizzazioni eventualmente occorrenti in relazione alle manifestazioni/attività/eventi autorizzati, intendendosi esclusa ogni responsabilità dell’Azienda per eventuali omissioni e inosservanze della normativa che disciplina le attività svolte.

Il Responsabile Organizzativo – Concessionario deve restituire gli spazi e quanto in essi contenuto nello stato medesimo in cui le ha ricevute salvo il deterioramento dovuto all’uso.

L’attrezzatura, l’arredo ecc. e comunque ogni cosa mobile deve essere restituita nei luoghi dove è stata consegnata.

5.10 L’Azienda, al termine dell’iniziativa, verificherà di concerto con il Responsabile Organizzativo – Concessionario le condizioni degli spazi concessi e di quanto in essi contenuto, redigendo, qualora necessario, apposito verbale, che costituirà atto formale per eventuale richiesta di risarcimento danni.

Se la riconsegna degli spazi non avverrà nei tempi convenuti l’Azienda provvederà allo sgombero degli stessi e alla collocazione dei materiali ivi eventualmente presenti in proprio magazzino/deposito con spese a carico del soggetto autorizzato, e alla richiesta del risarcimento danno.

Art. 6 – recesso

6.1 Nel caso in cui il richiedente non abbia più interesse all’uso degli spazi richiesti deve farne comunicazione almeno 5 giorni lavorativi prima della data fissata per l’iniziativa, PENA L’EMISSIONE DELLA FATTURA E L’OBBLIGO DI CORRESPONSIONE DEL CORRISPETTIVO.

TABELLA “A” – TARIFFARIO

Descrizione dei periodi:

Mezza giornata: dal lunedì al sabato, esclusi festivi, dalle ore 8,00 alle ore 14,00 ovvero dalle ore 14,00 alle ore 20,00.

Giornata intera: dal lunedì al sabato, esclusi festivi, dalle ore 8,00 alle ore 20,00.

Dopocena: dal lunedì al venerdì, esclusi prefestivi e festivi, dalle ore 20,00 alle ore 23,00.

Utilizzo degli spazi nelle giornate dei prefestivi dopocena, domenica e festivi: incremento del 20%.

Descrizione degli spazi:

Giardino: spazio aperto composto da giardino arredato a verde e spazio pavimentato di circa mq 170 dotato di rete wi-fi, bagno, accessibile alle persone disabili;

Sala Giaconi: circa mq 20 che si affaccia sulla zona pavimentata con un’ampia porta a vetri e portone esterno in legno, disponibile per convegni , meeting, formazione per un massimo di n. 28 posti dotata di sedute, tavolo relatori, impianto microfonico e impianto di videoproiezione, wi-fi, bagno, accessibile alle persone disabili.

Punto ristoro: di circa mq 30, autorizzato per la somministrazione di pasti e bevande, che si affaccia sul giardino con un’ampia porta a vetri e portone esterno in legno. Ideale per appoggio a servizi di catering o aperitivi e merende. dotato di bancone, stanza di servizio con lavabo, frigorifero, piastra a induzione, lavastoviglie; bagno; sala interna con circa 16 posti a sedere, dotata di tavoli e sedie, dotazione minima di stoviglie, piatti, bicchieri e posate, wi-fi, sedie per esterno, bagno, accessibile alle persone disabili.

Sala Ordini Professionali: la sala, con una capacità di 60 posti e dotata di impianto audio e di videoproiezione, bagno, accessibile alle persone disabili è nella disponibilità di Istituti Raggruppati per alcuni giorni l’anno. La sua disponibilità deve essere verificata di volta in volta.

Teatrino Gatteschi: spazio per iniziative artistiche e culturali, con una capacità di circa 15 posti, decorato con affreschi settecenteschi e dotato di piccola balaustra che si affaccia sulla sala sottostante, non dotato di attrezzature fisse con bagno e stanza di servizio.

LOCALI E SPAZI

MEZZA GIORNATA

GIORNATA INTERA

DOPOCENA

Giardino

100

120

100

Sala “Giaconi”

100

120

100

Sala Ordini Professionali

100

120

100

Punto ristoro

100

150

100

Teatrino Gatteschi

150

200

150

Importi in euro esclusa IVA di legge.

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